Lots et sous activités

WP1. Elaboration d’un référentiel juridique et organisationnel commun à l’ensemble des universités marocaines

Il s’agit d’un lot de travaux préparatoires, préliminaires et nécessaires à la mise en place de tout système de contrôle interne et d’audit. Il consiste à élaborer les deux référentiels indispensables au fonctionnement des services économiques de l’université :

(1) un recueil juridique des textes de loi régissant le fonctionnement des services économiques de l’université. En effet, toutes les activités et les tâches des services administratifs des universités sont soumises à une réglementation stricte qui cadre le périmètre d’action. Les instructions sont issues de différents textes, notes, décrets émanant de plusieurs sources et sur des périodes différentes qui peuvent être très éloignées (il existe encore des textes datant de 1913). Pour cela, il est nécessaire d’élaborer, pour chaque métier au sein de la sphère des services économique et financier, un guide juridique regroupant l’ensemble des règles et leurs références réglementaires et légales.

(2) un recueil regroupant l’ensemble des fiches de postes correspondant aux profils existants et devant exister au sein des services économiques avec la description des tâches, des attributions et des qualifications requises aux métiers. Il s’agit, également, de détailler l’organigramme fonctionnel de la sphère économico-financière de l’université et de préciser la hiérarchie et les différents circuits des validations.

Le séminaire de présentation du contexte juridique et organisationnel des universités marocaines aura lieu pendant la première semaine du projet. L’objectif de ce séminaire est de sensibiliser les différentes universités marocaines sur la nécessité de normaliser la pratique comptable et financière à travers l’alignement de toutes les universités sur le même référentiel juridique et organisationnel. En effet, on remarque actuellement, une grande disparité, entre les différentes universités marocaines, dans les textes et règlements considérés (barèmes, modèles d’éditions, exigences en matière de constitution de dossiers, …) et dans l’interprétation de ces textes. Ce séminaire sera également l’occasion pour lancer les activités du premier W.P à savoir l’élaboration du référentiel juridique et du référentiel organisationnel. Un ensemble de spécialistes en la matière émanant des universités partenaires du ministère de tutelle et du ministère des finances seront invités à cet événement afin d’animer le séminaire et enrichir le débat.
Cette activité a pour objectif d’organiser un ensemble d’ateliers de travail dont l’objet consiste à collecter, traiter et analyser les textes de loi (Code des marchés publics, Règlement intérieur, Notes…etc) régissant l'activité des services économiques et de les regrouper dans un document lisible, actualisé, facile à consulter et à utiliser par le personnel des services économiques.
L’activité se déroulera en 2 temps : Une phase d’observation des bonnes pratiques au sein des universités européennes partenaires précédera l’étape de production du référentiel qui se déroulera au sein des universités marocaines.
Cette activité consiste en l’organisation d’ateliers d’étude et d’élaboration du référentiel des postes et compétences existants ou requis pour les métiers des services économiques (intendance, service des marchés, régisseur, …). Ce recueil de fiches de postes sera complété par un organigramme fonctionnel mettant en exergue la hiérarchie et le circuit des validations.
Une étape d’observation des pratiques au sein des universités européennes partenaires précèdera l’étape de production du référentiel qui se déroulera au sein des universités marocaines.
  • Référentiel juridique
  • Référentiel organistaionnel (REC)
  • WP2. Elaboration, mise en place d’un manuel de procédures de gestion et formation du personnel de l'université

    Ce lot a pour objectif de recenser les processus, collecter les données, réaliser des interviews, évaluer et analyser les flux d’information et le fonctionnement actuel des services économiques afin de formaliser les différentes procédures de gestion comptable et financière. Les procédures élaborées seront, ainsi, regroupées dans un manuel de procédures qui sera diffusé et généralisé à l’ensemble des universités marocaines.

    Afin de garantir la réussite de cette mission, les dites procédures, seront élaborée en étroite collaboration avec les différents acteurs concernés dans les services économiques.

    La formation du personnel des services économiques sur ces procédures fera partie des activités de ce lot. Cette formation sera accompagnée par la mise en ligne d’une plateforme web de diffusion des procédures formalisées afin d’assurer leur pérennité et leur application.

    Cette activité constitue une étape importante dans la démarche d’élaboration et de mise en place du manuel des procédures de gestion financière et comptables des universités marocaines. Au cours de cette phase l’équipe de travail va se pencher sur : (1) l’analyse des processus métiers et l’observation de la circulation des flux d’information au sein des différents départements du service économique, sur (2) la description des éléments relatifs au traitement des dossiers et sur (3) la formalisation de la liste des différents éléments constitutifs. Avant d’entamer leur travail sur le terrain, une session d’observation et de sensibilisation sera organisée au profit de l’équipe en charge de cette tâche, dans l’une des universités européennes partenaires.
    L’activité de rédaction des procédures doit permettre de détailler et de formaliser les procédures nécessaires à la réalisation des objectifs d’un processus ou d’un sous- processus du service économique des universités. La rédaction de ces procédures doit se faire selon un certain nombre de normes afin de garantir un accès rapide et clair, une lecture courante, et concrète et enfin un contenu explicite, et donc précis des procédures formalisées. Pour cela, l’assistance de nos partenaires européens pendant cette phase est d’une importance primordiale. Avant la diffusion de ces procédures une première validation dite provisoire s’avère nécessaire. Elle vise à valider et faire approuver les restitutions écrites par l’équipe de travail et ce à travers des discussions qui permettent aux responsables des services économiques et aux rédacteurs de s’accorder sur le fond des procédures. Une seconde validation dite définitive est du ressort des instances dirigeantes des universités. Cette dernière phase de validation sert surtout à débattre des améliorations ou clarifier les règles en vigueur.
    Une fois les procédures validées et le nouveau manuel des procédures administratives et financières des services économiques des universités marocaines édité, des sessions de formation seront organisées au profit du personnel des universités afin de s’approprier les nouvelles procédures et les mettre en application.
    Cette activité s’inscrit dans le cadre des mesures d’accompagnement de mise en œuvre des procédures et de diffusion du manuel des procédures comptables et financière des universités marocaines. Son objectif et de mettre toutes les chances de réussite du déploiement du nouveau guide en faveur des universités. Ainsi, un site web de partage et de discussion autour des procédures formalisées sera mis en ligne et un accès privilégié sera accordés aux différentes parties prenantes de ce projet afin de bénéficier d’une assistance personnalisée. L’hébergement de la plateforme sera effectué dans un serveur dédié et acheté dans le cadre du présent projet. Une équipe d’informaticiens des universités marocaines prendra en charge le développement de cet outil.
  • comptes rendus des ateliers
  • Mannuel des procédures
  • Guides des formations
  • Site web
  • WP3. Passage en revue, au profit de l'équipe du projet, des bonnes pratiques intégrées dans les standards et règlementations internationaux et élaboration d’un réferentiel d’Audit et de Contrôle interne, adapté aux universités marocaines

    L’initiation de l’équipe projet aux standards internationaux en matière d’Audit et de Contrôle Interne constitue un gage de réussite du projet. En effet, il revient à l’équipe projet d’assurer, tout au long du projet, la cohérence et la pertinence des actions à entreprendre par rapport aux bonnes pratiques intégrées aux standards internationaux. Dans ce contexte, nous avons prévu un ensemble de séminaires qui seront animés par les experts des partenaires européens sur des thématiques relevant des référentiels internationaux (Contrôle interne) et (Audit interne) en plus de la présentation des bonnes pratiques appliquées au sein des services d’audit et de contrôle interne de ces partenaires.

    A la fin de cette phase, l’équipe projet sera en mesure de choisir, en connaissance de causes, le référentiel qui s’adaptera au mieux avec le contexte marocain puis entamera les travaux d’adaptation des référentiels d’audit et de contrôle interne choisis.

    Cette activité consistera à passer en revue, dans un premier temps, les normes internationales en matière de Contrôle interne référencées dans des guides, pour passer, dans un second temps, à la rédaction d’un référentiel du contrôle interne adapté aux spécifitées de l’université au Maroc.
    Cette activité se devise en deux parties consistantes ; la première consiste à former l’équipe projets sur les normes internationales de l’audit interne référencées dans des guides comme CRIPP/CBOK/IPPF. La deuxième partie de cette activité consistera à rédiger un référentiel de l’audit interne adapté aux spécifitées de l’université au Maroc.
  • Formation et manuels de formation
  • WP4. Conception et mise en place d'un dispositif de contrôle interne avec notamment la mise en place d’une cartographie de contrôles reliée aux processus et aux risques

    Le système du contrôle interne est de nos jours un outil de gouvernance incontournable ; nombreuses sont les questions qui se pose au sein de l’université marocaines quand on évoque cet outil : (1) Tous les risques importants des services économiques sont-ils connus? (2) Existe-t-il, pour les risques importants, des mesures permettant de les réduire à un niveau acceptable ? (3) Le conseil de l’université et le président obtiennent-ils la garantie que les contrôles classiques actuels sont véritablement efficaces et exploités de manière efficiente? (4) L’université et sa culture permettent-elles une amélioration constante des pratiques et des contrôles?. Seule la mise en place d’un système de contrôle interne relié aux processuss et aux risques peut répondre à toutes ces questions et offrire une assurance relative aux instances dirigeante de l’université. Ce lot vise à (1) doter l’université d’un dispositif de détection de risques à travers la mise en place d’une laibririe d’événement à riques, à (2) concevoir l’ensemble des contrôles à mettre en place afin de minimiser les risques et à (3) mettre en place les stratégies et les plans d’actions pour faire face aux défaillances des contrôles.
    Cette activité est organisée sous forme d’ateliers de travail dont le but est de rédiger un guide de gestion des risques. Il s’agira de :
  • Procéder à un travail de classement des risques significatifs des services économiques de l’université par catégorie et par nature ;
  • Elaborer un référentiel des situations critiques en identifiant l’ensemble des événements qui peuvent survenir dans l’exercice de l’activité des services économiques ;
  • Dresser une liste des conséquences de ces risques sur la continuité du service publique de l’université ;
  • Concevoir un modèle d’estimation de la probabilité de survenance ;
  • Modéliser, graphiquement, les risques en lien avec les processus ;
  • Et de mettre en place un dispositif de vigilance et de pilotage des événements avec, notamment, la définition d’un plan de maîtrise des risques et d’une ou plusieurs stratégies de continuité des activités.
  • Il s’agit de concevoir une batterie de contrôles des risques et de tests garantissant la fiabilité de ces contrôles. Les tâches des différents groupes de travail s’articuleront autour de (1) l’identification des contrôles de premier et second niveau et des contrôles clés à mettre en place au niveau des services économiques, (2) le classement des contrôles par thème et mode d'exécution, (3) la définition des objectifs des contrôles, (4) la documentation des contrôles, (5) la définition des contrôles en relation avec les processus des services économiques et des risques associés grâce à des outils de représentation graphiques, (6) le regroupement des contrôles par cadres réglementaires suivant le référentiel juridique des universités préalablement établi, (7) le rattachement des contrôles aux différentes sous composantes des services économiques (Budget, Appels d’offres, Stock, régie…etc.), (8) la création des modèles de checklists pour chaque contrôle, (9) l’élaboration des modèles de compagnes d'exécution des contrôles avec définition de la fréquence d'exécution et, enfin, (10) la conception de canevas de rapport de suivi et de consolidation des résultats de l'exécution des contrôles
    Cette activité constitue la suite logique des autres activités précédentes du lot 4. Les sessions de travail de cette phase consisteront à élaborer un ensemble d’outils indispensables aux tests de fonctionnement et de fiabilité des contrôles précédemment établis. Il s’agit de la conception des outils d'évaluation des contrôles tels que les questionnaires d'évaluation à partir de modèles standards et de listes de questions prédéfinis ; des outils de planification, de lancement et de suivi des campagnes d'évaluation des contrôles et des modèles d'identification et d’analyse des défaillances.
  • Cartographie des risques
  • Recueil des contrôles et modalités d'exécution
  • Scénarios des tests des contrôles et recueil des outils de gestion des défaillances
  • WP5. Constitution d'un service d'audit interne : Elaboration de la charte d’audit interne, de la démarche de mise en place et adaptation des outils d’audit

    C’est le lot d’aboutissement et de concrétisation du projet sur le plan institutionnel, il consiste à créer un service de contrôle et d’audit interne au sein des universités marocaines partenaires, l’élaboration d’une charte d’audit, l’adaptation de la méthodologie de fonctionnement et la mise en place du plan de fonctionnement du service ainsi que des moyens et des outils nécessaires à son bon fonctionnement.
    Il s’agit de déclencher la procédure administrative de mise en place d’un nouveau service, le service "Audit et contrôle interne" en l’occurrence :
  • Proposition de création et validation par le Conseil de l’Université ;
  • Organigramme fonctionnel du service et règlement intérieur ;
  • Nomination auditeurs et mise à disposition des moyens techniques et matériel nécessaires au fonctionnement du service.
    Cette activité consiste à élaborer la charte d’Audit Interne propre aux universités marocaines. La charte est un écrit officiel qui met en place une organisation basée sur des droits et des obligations. Elle définit clairement le cadre de l'Audit Interne et les conditions dans lesquelles la mission va pouvoir se dérouler tout en offrant des garanties non seulement à l'auditeur, mais également à l'audité et aux instances de décision de l’université. Le groupe de travail en charge de cette activité devra, donc, élaborer une charte d’audit qui définit : (1) les objectifs de l'Audit l'Interne ou la mission de l'Audit Interne, (2) les pouvoirs et responsabilités, (3) la position du service d'Audit Interne au sein des organes de l’université, (4) la nature et l'étendue des missions d'Audit, et qui précise (5) le déroulement d'une mission d'Audit, (6) la responsabilité du suivi des rapports, (7) l’autorisation d‘accès aux documents, aux personnes et aux biens, …
    Il s’agit d’une activité qui vise à doter le service « Audit et contrôle interne » de l’université d’une méthodologie de l’activité d’audit en contexte universitaire. Il s’agit, également, de doter ce service des techniques, outils et modèles d’écrits nécessaires à son bon fonctionnement. Il s’agit en fait de mettre en place principalement :
  • La démarche d’audit interne ;
  • Les techniques d’audit interne ;
  • Les outils de l’audit interne : Guide d’audit interne, Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes, B.A.P.S (Budget – Allocation – Planning – Suivi), Feuille de couverture (FDC), …
  • Les modèles des livrables de l’audit interne : Lettre de mission d’audit interne, Modèle de rapport d’audit interne, Modèle d’une Fiche d’Audit Interne.
  • Structuration du service audit
  • Charte d'audit
  • Recueil des outils, des techniques et des modèles d’écrits de l’audit interne
  • WP6. Formation sur les techniques du Contrôle interne et de l’Audit

    La réussite du présent projet est tributaire de l’implication du personnel de l’université, pour cela, la qualification des ressources humaines est une composante intrinsèque au projet et un facteur clé de réussite de celui-ci. Des sessions de formation et de qualification de collaborateurs clés seront organisées. Le volet pratique sera dominant pendant ces sessions de formation afin que les bénéficiaires soient opérationnels à la fin des sessions.
    Cette formation vise à qualifier les ressources humaines dédiées (contrôleurs). La formation va permettre à ces derniers d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Par ailleurs, le contrôle interne étant une activité transversale, et dans le cadre des changements qui seront apportés par le projet, le personnel des services économiques sera également initié aux techniques de contrôle interne afin d’assimiler les bonnes pratiques, les outils, les méthodes du contrôle interne et ce dans un but d’implication et de pérennisation des résultats du projet à court et long terme.
    La formation sur les techniques et les outils de l’audit interne est destinée, principalement, au personnel du service « Audit et contrôle interne » nouvellement crée. Elle vise à développer leurs compétences en matière d’audit interne afin de leur permettre d’exercer leurs fonctions dans les meilleures conditions et d’améliorer leurs techniques professionnelles au service de l’université marocaine.
  • Formation et manuels de formation
  • WP7. Mise en place d'un plan de communication et d’une politique de diffusion en interne et externe des résultats du projet

    De par l'aspect novateur du projet, sa capacité à entrainer des changements profonds dans la gouvernance des universités et à promouvoir les échanges et la mutualisation inter-universités et entre les universités et leurs partenaires, de grandes perspectives sont attendues du projet aussi bien de la part des universités marocaines elles-mêmes que de la part du ministère de l'enseignement supérieur qui nous a confirmé son appui et soutien. Aussi, nous avons veillé à faire de la dimension diffusion et communication des résultats une activité à part entière. Notre ambition est d'étendre la diffusion des résultats pour instaurer, après la durée du projet, un rendez-vous annuel de mutualisation et d'échanges d'expériences entre universités (Les assises nationales de l’audit et contrôle internes des universités marocaines). Ainsi, nous envisageons, pour une diffusion à la fois ponctuelle et permanente : (1) d'organiser des sessions de restitution de résultats auprès la communauté universitaire marocaine, (2) de mettre en place un plan de communication étalé sur toute la durée du projet et un site web dédié pour, la publication électronique des résultats et des différents documents du projet.
    Un plan de communication sera établi ayant pour finalité d’accompagner tous les moments forts du déploiement. Les résultats du projet seront communiqués via un site Web géré par l’UAE. Il pourra être consulté en 2 langues (français et anglais) par les publics intéressés par la problématique relative au projet. des voyages des chargés de communication seront organisés pour s’inspirer de l’expérience des partenaires européens
    4 séminaires seront organisés au Maroc au fur et à mesure de l’avancement du projet afin de faire partager les résultats et les expériences auprès des autres universités marocaines. Ces actions seront menées avec l’aide du ministère de l’enseignement supérieur marocain, des brochures, accompagnant les thèmes des séminaires, seront édités pour une plus large diffusion.
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  • WP8. Gestion du projet

    Il s’agit de mettre en place les instances, décisionnelles, de suivi et d’exécution des différentes activités ; de définir leurs missions et leurs rôles et de mettre à leurs disposition les outils et modèles des documents de travail. Nous veillerons à mettre en place une architecture organisationnelle assez fine permettant de responsabiliser un grand nombre d'acteurs :

    1) Un comité de pilotage représentatif des membres du consortium sera mis en place et aura la responsabilité du pilotage global du projet. Le comité de pilotage se réunira deux fois par an pour délibérer sur le « plan d’évolution du projet ». Les objectifs seront :
  • Planifier le lancement des différentes activités permettant d’atteindre les objectifs du projet,
  • Planifier le déroulement des différentes formations dans les différents pays du consortium
  • Définir les besoins en formation
  • Coordonner la préparation des documents de diffusion et d'information
  • Gérer le budget du projet,
  • Evaluer les activités achevées et/ou en cours,
  • Organiser des séminaires, des ateliers et des rencontres permettant de diffuser les résultats du projet,
  • Adapter les activités qui ne répondent pas aux objectifs fixés pour le projet
  • Etablir un rapport d’activités par année.
  • Assurer une communication permanente entre les différents membres du projet (en exploitant tous les canaux : site web, réseaux sociaux, visioconférence…etc.).
  • 2)- une équipe de travail sera mis en place pour chacun des lots. Ces équipes auront la charge de piloter les phases de définition et de mise en oeuvre, de suivre l'avancement des lots conformément aux objectifs fixés, de décider des priorités à donner aux diverses actions et de valider les différentes étapes. A la tête de chaque équipe, sera désigné un responsable qui aura rendre compte du travail de l’équipe. Ainsi , lesdits responsables des lots devront fournir un rapport régulier des activités au comité de pilotage. Un résumé ou une adaptation de ces rapports seront publiés sur le site Web du projet.

    Un comité de pilotage représentatif des membres du consortium sera mis en place avec une fréquence de réunion de 2 fois par an (tous les 6 mois). Lors de chaque réunion, un état d’avancement du projet sera observé ; le comité de pilotage prendra toutes les décisions nécessaires à la réussite du projet tant sur les modalités d’activités que sur les questions financières dans le respect des règles régissant les projets européens.
    Université de Vigo (UVigo) en tant que gestionnaire du contrat financière Erasmus+ avec l’EACEA (si le projet est approuvé), sera responsable du financement des activités décrites dans ce projet dans le respect des normes de la Commission Européenne et des conventions signées avec les partenaires du consortium. Elle devra élaborer et présenter le bilan financier du projet lors de chaque réunion du consortium. À la fin du projet un auditeur externe va élaborer le rapport d’audit. Gestion globale et quotidienne au niveau de la coordination du projet et dans chaque établissement membre du consortium. L’usage de visioconférence et d’email facilitera cette activité
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  • WP9. Assurance qualité

    Maîtriser les risques et s'assurer d'une bonne qualité des produits et résultats sont l'une des préoccupations majeures en conduite de projets et notamment en audit et contrôle interne.

    A cet égard, nous envisageons, dans le cadre du présent projet, mettre en œuvre une série d'actions relatives à la maîtrise des risques et à l'instauration d'une démarche qualité spécifique au projet. Concernant, les mesures de maîtrise des risques, celles-ci se traduiront par l'élaboration d'un tableau de suivi des risques tenu par le responsable de chaque lot. Ledit tableau sera initialisé au début du projet et mis à jour pendant toute la durée de vie du projet. Le suivi des risques s'effectuera au cours de réunions du projet dans lesquelles les différents intervenants concernés seront conviés. Nous veillerons à communiquer l'ordre du jour et le tableau de suivi des risques suffisamment tôt afin de pouvoir préparer des actions. Un compte-rendu de réunion sera fait par le responsable de chaque lot, auquel sera joint le tableau de suivi des risques mis à jour.

    Le projet, compte tenu de sa conception et de ses objectifs, contient des étapes de contrôle interne de qualité et de suivi de façon à ce que le plan de travail soit accompli avec qualité pour obtenir les résultats prévus dans les délais impartis. On peut citer dans ce cadre les points suivants :
  • Les rapports réguliers des réunions des coordinateurs : rapports narratifs et financiers: Un certain nombre d’indicateurs de progression, définis dans le projet pour chaque résultat escompté, permettront aux différents évaluateurs de mesurer avec précision dans le temps le taux de réalisation de chaque résultat, tout en tenant compte des hypothèses et risques associés mis en évidence.
  • Les rapports de progression seront clairs et quantifiables.
  • Monitoring: le consortium prévoit de procéder tous les six mois, lors des réunions du consortium, par une comparaison du plan de travail initial avec celui en cours.
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